Laatst bijgewerkt: 31 augustus 2026
Meewerk is een dienst van Ovellan. Ovellan is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42085812.
Via Meewerk leveren wij AI-oplossingen aan zakelijke cliënten, waaronder Instagram AI DM-assistenten. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij kunnen verwerken, waarom wij dat doen, welke externe dienstverleners daarbij kunnen worden gebruikt en welke rechten betrokkenen hebben.
Meewerk, een dienst van Ovellan
Website: meewerkbot.nl
Privacyverklaring: meewerkbot.nl/privacy
KvK-nummer: 42085812
Privacyvragen: [email protected]
Voor persoonsgegevens die Ovellan/Meewerk voor de eigen bedrijfsvoering verwerkt, zoals gegevens van cliënten, facturatie, contracten, support en rechtstreeks contact met Meewerk, treedt Ovellan in beginsel op als verwerkingsverantwoordelijke.
Wanneer een zakelijke cliënt een door Meewerk ingerichte AI DM-assistent gebruikt voor zijn of haar eigen Instagram-account, bepaalt die cliënt in beginsel voor welk doel persoonsgegevens van Instagram-gebruikers worden verwerkt.
De cliënt is voor die verwerking in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke.
Ovellan/Meewerk verwerkt deze gegevens namens de cliënt en treedt daarbij, voor zover van toepassing, op als verwerker.
Waar nodig worden hierover aanvullende afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.
Dit sluit aan op de rolverdeling die al in de bestaande Meewerk-verwerkersovereenkomst is vastgelegd.
Wanneer een bedrijf gebruikmaakt van Meewerk kunnen wij onder andere verwerken:
naam en contactgegevens;
bedrijfsnaam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
factuur- en betaalgegevens;
contractgegevens;
onboardinginformatie;
communicatie met Meewerk;
account- en configuratiegegevens;
supportinformatie.
Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor het uitvoeren van de overeenkomst, facturatie, onboarding, support, administratie en communicatie.
Afhankelijk van de inrichting van de AI DM-assistent kunnen onder andere worden verwerkt:
Instagram-gebruikersnaam of andere accountidentificatie;
inhoud van Instagram-DM-gesprekken;
naam;
telefoonnummer;
e-mailadres;
interesse in een dienst of coaching;
algemeen doel of hulpvraag;
antwoorden op kwalificatievragen;
gewenste startperiode;
afspraak- of boekingsinformatie;
informatie die een gebruiker zelf tijdens een gesprek deelt.
Welke gegevens daadwerkelijk worden verwerkt, hangt af van de inrichting die met de betreffende cliënt is afgesproken.
Meewerk hanteert als uitgangspunt dat alleen gegevens worden verzameld die redelijkerwijs nodig zijn voor het doel van het gesprek. Dataminimalisatie was ook al een kernregel in het bestaande privacybeleid.
Persoonsgegevens uit Instagram-DM’s kunnen onder andere worden verwerkt om:
vragen te beantwoorden;
geïnteresseerden te helpen;
interesse in diensten of coaching te herkennen;
kwalificatie uit te voeren wanneer dit voor de cliënt is ingesteld;
een geïnteresseerde door te verwijzen naar een kennismakingsgesprek of boekingspagina;
Human Handover naar een medewerker mogelijk te maken;
contacten en gesprekken technisch te verwerken;
relevante notificaties aan de cliënt te sturen;
technische problemen te onderzoeken;
de AI DM-assistent te controleren en optimaliseren.
Persoonsgegevens van Instagram-gebruikers worden niet automatisch gebruikt voor eigen marketingdoeleinden van Meewerk.
De AI DM-assistent kan gekoppeld worden aan diensten van Meta / Instagram.
Instagram-berichten en accountinformatie kunnen hierdoor via de technische systemen van Meta worden verzonden of ontvangen.
De cliënt blijft verantwoordelijk voor het eigen Instagram- en Meta-account en voor het naleven van toepasselijke voorwaarden en privacyverplichtingen voor het eigen gebruik daarvan.
Meta kan daarnaast zelfstandig persoonsgegevens verwerken volgens de eigen voorwaarden en privacydocumentatie.
Meewerk gebruikt voor de huidige dienstverlening onder andere HighLevel / GoHighLevel.
HighLevel kan worden gebruikt voor onder andere:
Conversations;
Conversation AI;
contacten en CRM;
automatiseringen;
Human Handover;
notificaties;
agenda- en afspraakfunctionaliteit;
opslag van gesprekken en relevante contactgegevens.
Volledige of gedeeltelijke Instagram-gesprekken kunnen afhankelijk van de configuratie binnen HighLevel worden opgeslagen.
De bestaande Meewerk-documentatie noemt HighLevel al als centrale omgeving voor Conversations, CRM en AI-functionaliteit.
De AI DM-assistent kan iemand rechtstreeks naar een bestaande boekingspagina of agenda van de cliënt verwijzen.
Wanneer iemand vervolgens via een externe website of boekingsdienst een afspraak maakt, kan die partij zelfstandig aanvullende persoonsgegevens verzamelen.
De privacyvoorwaarden van de betreffende cliënt en/of boekingsdienst zijn daarop van toepassing.
Wanneer Meewerk zelf appointment booking binnen de gebruikte technische omgeving configureert, kunnen bijvoorbeeld naam, e-mailadres, telefoonnummer en gekozen afspraaktijd worden verwerkt.
De standaard Meewerk AI DM-assistent is niet bedoeld om actief bijzondere persoonsgegevens te verzamelen.
Daaronder vallen bijvoorbeeld:
gezondheids- en medische gegevens;
ras of etnische afkomst;
religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen;
politieke opvattingen;
genetische gegevens;
biometrische gegevens voor unieke identificatie;
gegevens over seksuele gezondheid of seksuele gerichtheid.
De AI wordt standaard niet ingericht om bijvoorbeeld diagnoses, medicatie, medische voorgeschiedenis of andere gedetailleerde gezondheidsinformatie uit te vragen.
Een Instagram-gebruiker kan dergelijke informatie wel uit zichzelf in een vrij gesprek delen. In zo’n situatie wordt waar mogelijk niet onnodig verder gevraagd en kan Human Handover worden gebruikt wanneer menselijke behandeling geschikter is.
Deze lijn sluit aan bij de bestaande Meewerk-privacyregels.
De dienstverlening maakt gebruik van kunstmatige intelligentie.
AI wordt gebruikt om berichten te interpreteren, antwoorden te genereren en, afhankelijk van de inrichting, interesse of relevante vervolgstappen te herkennen.
AI-systemen zijn niet foutloos. Reacties kunnen incidenteel onjuist, onvolledig of onverwacht zijn.
Bij belangrijke, gevoelige of uitzonderlijke situaties kan menselijke beoordeling noodzakelijk blijven.
De AI mag zich niet bewust voordoen als een specifieke echte medewerker wanneer dit misleidend zou zijn.
Wanneer iemand expliciet vraagt met wie of waarmee hij of zij communiceert, moet duidelijk kunnen worden gemaakt dat sprake is van een digitale of AI-assistent.
Afhankelijk van de inrichting kan een gesprek worden doorgestuurd naar de cliënt of een door de cliënt aangewezen medewerker.
Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer:
iemand expliciet om menselijk contact vraagt;
een gesprek gevoelig of complex wordt;
de AI een vraag niet betrouwbaar kan beantwoorden;
iemand boos of gefrustreerd is;
persoonlijke beoordeling noodzakelijk is.
Gesprekken en persoonsgegevens worden alleen gedeeld met personen en systemen die hiervoor redelijkerwijs toegang nodig hebben.
Voor betalingen en terugkerende abonnementen gebruikt Meewerk Stripe.
Stripe kan persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor onder andere betalingen, facturatie, fraudepreventie en betalingsbeveiliging.
Meewerk ontvangt niet noodzakelijk alle volledige betaalgegevens die rechtstreeks bij Stripe worden ingevoerd.
De AI DM-assistent vraagt nooit via Instagram om volledige betaalkaartgegevens, wachtwoorden, pincodes of verificatiecodes. Dit uitgangspunt stond ook al in de vaste privacyregels van V1.
Voor het digitaal ondertekenen van overeenkomsten kan Meewerk gebruikmaken van DocuSign.
Daarbij kunnen gegevens zoals naam, e-mailadres, bedrijfsgegevens, ondertekeningsgegevens en informatie in het betreffende document worden verwerkt voor het aangaan en administreren van overeenkomsten.
DocuSign kan daarbij persoonsgegevens verwerken volgens de eigen privacy- en beveiligingsvoorwaarden.
Naast HighLevel, Meta/Instagram, Stripe en DocuSign kunnen technische dienstverleners worden gebruikt wanneer dat noodzakelijk is voor bijvoorbeeld:
e-mail;
hosting;
beveiliging;
AI-verwerking;
technische infrastructuur.
Deze partijen krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun dienstverlening.
Wanneer nieuwe relevante leveranciers worden toegevoegd, wordt deze privacyverklaring waar nodig bijgewerkt.
Sommige technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.
Waar internationale doorgifte plaatsvindt en de AVG dat vereist, worden passende juridische waarborgen toegepast, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit, Standard Contractual Clauses of een ander toegestaan doorgiftemechanisme.
Persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Daarbij kan rekening worden gehouden met:
instellingen van de betreffende cliënt;
het doel van de verwerking;
contractuele afspraken;
technische mogelijkheden;
wettelijke bewaarplichten.
Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden ze waar passend verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting of gerechtvaardigde reden bestaat om ze langer te bewaren.
Ovellan/Meewerk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere onbevoegde toegang, verlies, ongeoorloofde openbaarmaking, wijziging, misbruik en vernietiging.
Toegang wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en technische leveranciers die deze toegang nodig hebben.
Cliënten krijgen uitsluitend toegang tot hun eigen omgeving en gegevens.
Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen.
Wanneer een mogelijk datalek of beveiligingsincident wordt ontdekt, wordt onderzocht welke persoonsgegevens mogelijk zijn geraakt en welke maatregelen nodig zijn.
Wanneer Ovellan/Meewerk persoonsgegevens namens een cliënt verwerkt en een relevant datalek ontdekt, wordt de cliënt zonder onredelijke vertraging geïnformeerd voor zover dit volgens de afspraken en wetgeving vereist is.
Waar wettelijk noodzakelijk kan een melding worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of kunnen betrokken personen worden geïnformeerd.
Zakelijke cliënten die een Meewerk AI DM-assistent gebruiken blijven zelf verantwoordelijk voor onder andere:
het hebben van een geldige grondslag voor hun verwerking;
het verstrekken van de noodzakelijke privacy-informatie aan hun Instagram-gebruikers en potentiële cliënten;
het niet onnodig verzamelen van persoonsgegevens;
het zorgvuldig bepalen van kwalificatievragen;
het zorgvuldig omgaan met ontvangen persoonsgegevens;
het beperken van toegang tot bevoegde medewerkers;
het doorgeven van wijzigingen in hun processen of informatie.
Dit sluit aan bij de verantwoordelijkheden die al in de bestaande privacyverklaring en verwerkersovereenkomst aan cliënten worden toegekend.
Meewerk werkt met afzonderlijke cliëntomgevingen of subaccounts.
Een cliënt mag uitsluitend toegang krijgen tot persoonsgegevens die behoren tot zijn of haar eigen organisatie en dienstverlening.
Gegevens van verschillende cliënten worden niet zonder geldige reden met elkaar gedeeld.
Meewerk gebruikt op dit moment geen Google Analytics, Meta Pixel of andere marketingtracking op de publieke website.
Voor zover technische systemen noodzakelijke cookies gebruiken voor de werking van de website of diensten, kunnen deze worden toegepast voor zover dat wettelijk is toegestaan.
Wanneer Meewerk in de toekomst niet-noodzakelijke analytics- of marketingtechnologie toevoegt, wordt deze privacyverklaring aangepast en wordt waar vereist vooraf toestemming gevraagd.
Meewerk gebruikt op dit moment geen standaard publiek contactformulier op meewerkbot.nl.
Wanneer in de toekomst een contactformulier wordt toegevoegd, wordt beoordeeld welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt en wordt deze privacyverklaring zo nodig bijgewerkt.
Afhankelijk van de situatie kunnen betrokkenen onder de AVG onder andere recht hebben op:
inzage;
correctie;
verwijdering;
beperking van verwerking;
bezwaar;
gegevensoverdraagbaarheid;
intrekking van toestemming wanneer toestemming de grondslag is.
Wanneer Meewerk persoonsgegevens uitsluitend namens een zakelijke cliënt verwerkt, kan een verzoek samen met of via die betreffende cliënt moeten worden afgehandeld.
Voor vragen over deze privacyverklaring of verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via:
Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker te controleren.
Wanneer iemand vindt dat Ovellan/Meewerk niet correct met persoonsgegevens omgaat, kan eerst contact worden opgenomen via:
Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wanneer Ovellan/Meewerk namens een zakelijke cliënt persoonsgegevens verwerkt, worden relevante afspraken vastgelegd in een aparte verwerkersovereenkomst.
Daarin kunnen onder andere afspraken staan over de aard en het doel van de verwerking, categorieën persoonsgegevens, beveiliging, geheimhouding, subverwerkers, rechten van betrokkenen, datalekken en verwijdering van gegevens.
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer bijvoorbeeld:
de dienstverlening verandert;
nieuwe functies worden toegevoegd;
nieuwe softwareleveranciers worden gebruikt;
gegevensstromen veranderen;
wet- of regelgeving verandert.
De meest actuele versie wordt gepubliceerd via:
meewerkbot.nl/privacy